來源丨張麗?。ㄎ⑿盘?hào)：zhanglijunCherry）

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職場上的人，就沒有不開會(huì)的，但你發(fā)現(xiàn)沒有：

很多時(shí)候，你參加的會(huì)議其實(shí)挺沒有必要的。

會(huì)議開了一個(gè)多小時(shí)，大家滔滔不絕講了半天，問題越來越多了，結(jié)論卻越來越少。

這種“低效”，甚至是“無效”的會(huì)議，既浪費(fèi)時(shí)間，消耗精力，也會(huì)不斷地消磨員工的工作激情。

德魯克曾指出：“做有效管理者很重要的一件事是不開無效的會(huì)議。沒有效果的會(huì)議是浪費(fèi)時(shí)間，開有效的會(huì)議，主管才能創(chuàng)造高效能?！?/span>

所以，職場人要開有效的會(huì)。

職場上的三種會(huì)議

在開始這個(gè)話題前，我們先來了解一下會(huì)議。職場上會(huì)議主題五花八門，但從效果劃分，可分為三類：

無效會(huì)議；

低效會(huì)議；

高效會(huì)議。

什么是無效會(huì)議？

你突然被通知去參加一個(gè)會(huì)議。會(huì)議開始后，才知道是關(guān)于產(chǎn)品上線的復(fù)盤會(huì)議。會(huì)議開始了，大家七嘴八舌地發(fā)言，但很快就偏了題，一個(gè)半小時(shí)過去了，在各種扯皮和喧囂中，你發(fā)現(xiàn)什么結(jié)論都沒有。最后，領(lǐng)導(dǎo)說，再定個(gè)時(shí)間，大家再開一次會(huì)。

付出時(shí)間成本，卻沒有收益，這就是無效的會(huì)議。

什么是低效會(huì)議？

你突然被通知去參加一個(gè)會(huì)議。會(huì)議開始后，才知道是關(guān)于產(chǎn)品上線的復(fù)盤會(huì)議。會(huì)議開始了，大家七嘴八舌地發(fā)言，但很快就偏了題，會(huì)議主持人趕緊將話題拉回正軌。大家繼續(xù)聚焦在項(xiàng)目復(fù)盤的話題上。之后，市場部、產(chǎn)品部、技術(shù)部等人員相繼發(fā)言，討論遇到的各種問題，原本計(jì)劃一個(gè)半小時(shí)就結(jié)束的會(huì)議，最后開了三個(gè)小時(shí)，但好在整個(gè)項(xiàng)目復(fù)盤會(huì)議得出了一些結(jié)論，達(dá)成了一些共識(shí)。

付出時(shí)間成本，獲得了較低的收益，這就是低效的會(huì)議。

什么是高效會(huì)議？
 

一周前，你被告知要和市場部、產(chǎn)品部、技術(shù)部等部門同事一起開會(huì)，會(huì)議主題是關(guān)于產(chǎn)品上線的復(fù)盤會(huì)議。你開始整理各項(xiàng)數(shù)據(jù)，做相關(guān)分析，制作PPT，為復(fù)盤會(huì)議做好充足的準(zhǔn)備。開會(huì)這天，會(huì)議主持人掌控著會(huì)議節(jié)奏，大家都緊緊圍繞著主題進(jìn)行發(fā)言，從目標(biāo)達(dá)成度、計(jì)劃執(zhí)行情況、資源協(xié)調(diào)情況、產(chǎn)品測(cè)試和上線等方面做出相關(guān)的展示和分析。而你也發(fā)表了自己的見解，從自身專業(yè)角度提出問題，并給出解決方案。會(huì)議在一個(gè)小時(shí)就結(jié)束了，各部門都復(fù)盤了本身的工作，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，給下一步工作指明了方向。

付出很少的時(shí)間成本，獲得了極大的收益，這就是高效的會(huì)議。

職場上，時(shí)間是最大的資本，沒有誰的時(shí)間是可以隨意浪費(fèi)的。

所以，我們要開高效會(huì)議。

高效會(huì)議的四個(gè)因素

什么樣的會(huì)議是高效會(huì)議？高效會(huì)議一般具有以下四個(gè)因素：

1.明確主題

蘋果公司前CEO史蒂夫·喬布斯說過：“除非你清楚知道自己要達(dá)到什么目標(biāo)，否則，不要召開會(huì)議?！?/span>

在開會(huì)之前，你首先要考慮這個(gè)會(huì)議是否必要，不要臨時(shí)起意去開一些沒有必要的會(huì)議。因?yàn)槟菚?huì)占有參會(huì)人員最為寶貴的資源——時(shí)間。

如果會(huì)議確實(shí)有必要，那你要明確會(huì)議的主題，會(huì)議是為了頭腦風(fēng)暴，激發(fā)創(chuàng)意，還是為了確定下步打法，協(xié)同工作，是要分發(fā)任務(wù)，還是要復(fù)盤工作。既然開會(huì)，就要對(duì)別人的時(shí)間負(fù)責(zé)。

2.會(huì)前準(zhǔn)備

明確了會(huì)議主題后，就要做好會(huì)前準(zhǔn)備。哪些人要參會(huì)，參會(huì)人員需要做些什么，提前溝通好確保會(huì)議中每個(gè)人都能夠發(fā)揮作用。此外，要提前確定好會(huì)議議程，以便于更好地掌控時(shí)間，控制流程。
 

3.掌控節(jié)奏

開會(huì)時(shí)，會(huì)議主持人一定要掌控節(jié)奏，不然很可能話題會(huì)跑偏。盡量讓所有人的發(fā)言都圍繞著會(huì)議主題進(jìn)行，每個(gè)人坦率地發(fā)表見解和論點(diǎn)，但這必須以事實(shí)、數(shù)據(jù)作為依據(jù)，不要讓大家為了個(gè)別人想當(dāng)然的論斷而浪費(fèi)時(shí)間。

最后，會(huì)議一定要有結(jié)論。這個(gè)結(jié)論可能是決策者下的，也可能是遵從多數(shù)原則，但一定要有結(jié)論。

4.會(huì)后跟蹤

別讓會(huì)議淪為走過場的“形式會(huì)議”，要真正讓會(huì)議有價(jià)值，還應(yīng)做好會(huì)后跟蹤。會(huì)議上確定的事項(xiàng)，需要其他部門協(xié)同的工作，要時(shí)時(shí)跟進(jìn)，稽核檢查，如有非常情況可適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能落實(shí)到位。

避免陷入五個(gè)誤區(qū)

要開高效的會(huì)議，還應(yīng)避免陷入以下五個(gè)誤區(qū)：

1.會(huì)議主題過多

會(huì)議主題不要太多，聚焦在一到兩個(gè)主題即可。有些人開會(huì)恨不得一次會(huì)議解決所有問題，但貪多必失，過多的主題會(huì)分散參與者的注意力，進(jìn)而影響會(huì)議的效率和品質(zhì)。

2.會(huì)議時(shí)間過長

人的注意力無法長時(shí)間集中。人注意力最多能集中1個(gè)小時(shí)，這也是為什么學(xué)校課程一般設(shè)置為45分鐘的原因。除非公司戰(zhàn)略會(huì)、季度會(huì)議這樣的大會(huì)，日常會(huì)議時(shí)間不要過長，最好別超過1個(gè)小時(shí)。會(huì)議時(shí)間越長，公司成本越高，而且解決問題，不在于會(huì)議長短，而在于你的準(zhǔn)備功夫是否做得足夠。

3.參與人員過多

除非必要，否則不要邀請(qǐng)無關(guān)緊要的人參加會(huì)議，太多的人和聲音會(huì)造成適得其反的結(jié)果。

Larry Page在出任谷歌CEO后，首要舉措就是改變了谷歌的開會(huì)制度。他定下的開會(huì)原則中有一條就是要求每次參會(huì)人員不能多于10人，而且每個(gè)人都必須給出想法，如果沒有想法就不應(yīng)該參加。

4.解決問題而非提出問題

會(huì)議的目的是為了做出決議，是要解決問題的，所以要確保參會(huì)者聚焦在行動(dòng)方案上，而不是提出問題。那樣，問題只會(huì)越來越多，而答案越來越少。

5.溝通協(xié)同而非做個(gè)聽眾

會(huì)議，不是讓個(gè)別人唱獨(dú)角戲。每個(gè)參會(huì)的人都不應(yīng)該只是“傾聽者”，而應(yīng)該是 “貢獻(xiàn)者”。每一個(gè)參會(huì)者都應(yīng)是利益相關(guān)方，那就很有必要從自身角度提出想法，給出行動(dòng)方案，不可只傾聽不發(fā)言。

總之，優(yōu)秀的管理者從來不會(huì)在無效的會(huì)議上浪費(fèi)時(shí)間。他們會(huì)開必要的會(huì)，開高效的會(huì)，讓會(huì)議成為公司戰(zhàn)略方向的方向盤，部門業(yè)務(wù)增長的助推器，員工高效工作的加油站。

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