來源丨創(chuàng)業(yè)酵母（ID：chuangyejiaomu）

作者丨張麗俊

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馮唐曾經(jīng)在評(píng)論中說過，中國(guó)人99%不會(huì)開會(huì)。

只有領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表高見，最終變成個(gè)人脫口秀的會(huì)；

毫無準(zhǔn)備就被叫去參加，浪費(fèi)寶貴工作時(shí)間的會(huì)；

跟自己沒有一點(diǎn)關(guān)系，莫名其妙被叫去旁聽的會(huì)；

大家討論的很積極熱烈，卻沒有得出結(jié)論的會(huì)；

部門之間溝通不順暢、同事之間推諉扯皮，為了協(xié)同不得不反復(fù)開的會(huì)；

………………

相信大家都被這些浪費(fèi)生命的會(huì)議困擾過。

尤其是作為管理者，很多時(shí)候一天有7-8個(gè)會(huì)，從一踏進(jìn)辦公室的瞬間，你的時(shí)間就不屬于你了。

今天我們就來聊聊，什么才是正確的開會(huì)姿勢(shì)。

會(huì)議的明線：七步曲

我們都期待開會(huì)能高效，而這個(gè)高效的定義，就是在規(guī)定的會(huì)議時(shí)間里，達(dá)到你想達(dá)到的目標(biāo)。

低效、無效的會(huì)議可以花樣百出，但高效的會(huì)議一定有百試不爽的“套路”。

這個(gè)套路，我們稱之為“會(huì)議七步曲”，是幫助我們開好一場(chǎng)會(huì)的明線。

第一步：明確會(huì)議目標(biāo)和達(dá)成的價(jià)值貢獻(xiàn)

我們每次開會(huì)，都要目標(biāo)明確的解決一個(gè)問題，要把開會(huì)的時(shí)間控制在一小時(shí)以內(nèi)。只有這樣，才能讓所有人有備而來，并且高效的拿著結(jié)論回去。

跟我開會(huì)的人，一進(jìn)來我就會(huì)強(qiáng)調(diào)本次會(huì)議要達(dá)到什么目標(biāo)；會(huì)議開完后，一定會(huì)確認(rèn)這次對(duì)你和我有什么價(jià)值。

第二步：只邀請(qǐng)有效人員參加會(huì)議

每次開會(huì)，只邀請(qǐng)有效人員參加，不要隨意擴(kuò)大和縮小會(huì)議規(guī)模。

我們只要確定每次開會(huì)的主題，以及要解決的問題，那么我們就能夠知道，誰是必須參加這次會(huì)議的，誰又是不必參加的。

擴(kuò)大會(huì)議，比如決策會(huì)，讓不需要參與的人進(jìn)來，他們只能傻傻地坐著，沒有發(fā)言機(jī)會(huì)，純粹是浪費(fèi)別人的時(shí)間。

要知道，好的管理者不僅要珍惜自己的時(shí)間，更要尊重他人的時(shí)間。我們?cè)凇腹芾戆倌曜x書會(huì)」的直播中講過這一點(diǎn)。

縮小會(huì)議，舉個(gè)例子，老板要推動(dòng)一個(gè)學(xué)習(xí)分享，不能只給主管的領(lǐng)導(dǎo)說，更要跟負(fù)責(zé)落地的關(guān)鍵員工直接傳達(dá)。

否則信息向下層層傳播的過程，一定會(huì)出現(xiàn)誤差，還要浪費(fèi)更多時(shí)間去糾正。

而對(duì)于員工的績(jī)效溝通，會(huì)涉及到很多敏感的事，一定要一對(duì)一溝通，最多加上人力一起。如果讓平行部門的人也參加，你就很難聽到員工的心聲。

總結(jié)一下：

決策會(huì)議，只需要關(guān)鍵人員參加；

學(xué)習(xí)分享，盡量多讓相關(guān)人員參加；

宣布重要事項(xiàng)，必須全員參加；

涉及隱私的談話，只能一對(duì)一。

第三步：所有人做好會(huì)議相關(guān)的準(zhǔn)備

開會(huì)，有沒有好的主持人是關(guān)鍵。

會(huì)前，主持人要確保大家都知道會(huì)議目標(biāo)和進(jìn)度議程，確保收集到所有會(huì)議所需的報(bào)告、課件、數(shù)據(jù)等資料。

很多公司銷售會(huì)一開就是五六個(gè)小時(shí)，上次提到的問題沒解決，這次還要討論。

這就是會(huì)議主持人看到問題卻沒有提前研究，任憑大家發(fā)散性討論、扯皮，不敦促大家專注在解決問題上。

另外，如果你被要求參加會(huì)議，但不需要準(zhǔn)備資料，說明這個(gè)會(huì)你不需要參加。

第四步：有效的會(huì)議主持人

就像前一條說的，主持人需要敦促大家做準(zhǔn)備，要控制會(huì)議進(jìn)程和確保拿到結(jié)果。

會(huì)議的載體就是主持，可以說，沒有好主持人就沒有好會(huì)議。

第五步：嚴(yán)格遵守會(huì)議流程

高效會(huì)議，必須要嚴(yán)格控制流程和時(shí)間。

第六步：達(dá)成共識(shí)

哪怕只有階段性的結(jié)論，也是需要達(dá)成共識(shí)的。

第七步：必須有跟進(jìn)記錄

達(dá)成共識(shí)之后，有跟進(jìn)的規(guī)劃、有會(huì)議記錄，有落地的措施。

開好會(huì)議的暗線

根據(jù)前面的七步曲，大家應(yīng)該發(fā)現(xiàn)，主持人對(duì)于一場(chǎng)會(huì)議的作用非常重要。

所以高效會(huì)議的暗線，就是合格的會(huì)議主持人。

這個(gè)主持人可以是老板，也可以是發(fā)起會(huì)議的部門管理者。

怎樣衡量主持人是否合格？

1、你一定要知道，會(huì)議為什么要開，開要達(dá)到什么目的，這場(chǎng)會(huì)給參會(huì)的所有人帶來哪些價(jià)值；

2、有相關(guān)的會(huì)議準(zhǔn)備，尤其提問的準(zhǔn)備。

好的會(huì)議主持人會(huì)自己設(shè)計(jì)問題，希望通過拋問題引發(fā)大家思考，通過拋問題得到結(jié)論，讓大家在提問和回答的過程中產(chǎn)生真正的共識(shí)。

提問的最高境界，是通過案例的剖析來達(dá)成共識(shí)，這叫用別人的嘴說出你想要的答案。

3、有預(yù)想的答案。

好的主持人在開會(huì)之前會(huì)預(yù)想一個(gè)問題的答案。

如果會(huì)后得出的共識(shí)和你的預(yù)想八九不離十，說明主持人的功力高。如果最后合理的推翻了這個(gè)預(yù)想，也是一件好事，說明你的認(rèn)知被更新了。

作為主持人，開會(huì)沒有拿到結(jié)果，要么就是會(huì)議目的不明確，要么就是沒有從開放的問題到封閉的問題，所以達(dá)不到共識(shí)。

對(duì)主持人的要求越高，會(huì)議就越高效。

所以我們作為主持人的功力一定要刻意練習(xí)，要比參會(huì)的所有人想得更多、更全面，這樣才能一次比一次做得好。

為什么你開的會(huì)就是低效？

很多人會(huì)說，Cherry，為什么我按照流程來開會(huì)，也做好了主持人的工作，但還是沒有效率呢？

出現(xiàn)這種現(xiàn)象，你的公司可能存在三種問題：

1、專業(yè)主義

專業(yè)主義思維，總是在告訴大家，我是專業(yè)的，要聽我的。你不聽我的，就是你不夠?qū)I(yè)。

這樣的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)局限于專業(yè)領(lǐng)域當(dāng)中，不會(huì)和別的部門鏈接。一旦出了問題就傾向于扣帽子、甩鍋、死不認(rèn)錯(cuò)，讓溝通協(xié)同全都變成了雞同鴨講。

任何部門的設(shè)計(jì)都有專業(yè)度，但專業(yè)度如果不能為其他部門創(chuàng)造價(jià)值，一定會(huì)阻礙會(huì)議的有效性。

2、本位主義

這樣的人不考慮公司整體的目標(biāo)和共同創(chuàng)造的價(jià)值，只想要本部門的訴求，甚至把個(gè)人利益凌駕于組織利益之上。

如果對(duì)面部門指出問題，本位主義的領(lǐng)導(dǎo)會(huì)立馬發(fā)火，說你在挑戰(zhàn)我的權(quán)威嗎？

本位主義是毀掉跨部門協(xié)同的殺手。

然而很多本位主義的領(lǐng)導(dǎo)沒想明白：只追求自己的價(jià)值，你在組織里就沒有價(jià)值。

3、形式主義

形式主義就是沒有結(jié)果導(dǎo)向，是做給下屬和老板看的，沒有給自己看。

開會(huì)走形式，落地不執(zhí)行，自然沒有效果。

能不能開好一場(chǎng)會(huì)，是看到我們管理能力、公司組織能力的一扇窗。

管理者要克服內(nèi)心的障礙，以結(jié)果為導(dǎo)向，有沖突的時(shí)候不要以自我為中心，也不要以自己的價(jià)值為綱領(lǐng)，破除私心，放下我執(zhí)。

真正的管理入門是從懂人心、識(shí)人性開始。

有效會(huì)議的場(chǎng)景案例

說了這么多，會(huì)到底怎么開？

下面以在線營(yíng)銷部門為例子，為大家展示一些開會(huì)場(chǎng)景。

一、和老板做營(yíng)銷預(yù)算，該怎么開會(huì)？

1. 知道營(yíng)銷預(yù)算的總池子是多少，有目標(biāo)規(guī)劃。

想清楚你要什么、老板要什么、共同目標(biāo)是什么。

提報(bào)的方案里，要體現(xiàn)雙方價(jià)值，明白你要什么，也要明白老板要什么。

給出具體細(xì)節(jié)：

廣告投放下去，能帶來多少銷售額，ROI是1:3還是1:5，這筆預(yù)算如何花得有效率？

2. 邀請(qǐng)相關(guān)的人（KP）參會(huì)，包括老板、財(cái)務(wù)、人力等。

3. 發(fā)會(huì)議通知，把分析報(bào)告發(fā)給與會(huì)的人，并要求大家都看過報(bào)告。

二、與協(xié)同部門意見有分歧，如何開會(huì)？

這類協(xié)同會(huì)議的爭(zhēng)吵點(diǎn)在于，銷售部門認(rèn)為你提供的線索數(shù)量不達(dá)標(biāo)、質(zhì)量不夠；而在線營(yíng)銷要證明這其中有沒有銷售跟進(jìn)不及時(shí)、與客戶的溝通不專業(yè)的問題。

協(xié)同的本質(zhì)就是沒有共同的目標(biāo)和共同的價(jià)值。

這種情況下，會(huì)議目標(biāo)第一件事：想清楚你要什么，你們共同要什么。

銷售部門要提高業(yè)績(jī)。而你想要銷售線索被珍惜，利用率更有效，能及時(shí)跟進(jìn)，提高銷售能力，而不是急功近利，每一個(gè)渠道來的線索應(yīng)該有不同的跟進(jìn)思路和路徑。

你需要有很好的解決策略：

l 講清楚線索是怎么來的，如何提高質(zhì)量。

l 通過數(shù)據(jù)分析，證明哪些線索是好的。

l 通過案例證明哪些線索是被浪費(fèi)掉了（不當(dāng)跟進(jìn)、客戶投訴），證明線索沒有被重視。

結(jié)語：

尊重自己的時(shí)間，是管理者最基本的素養(yǎng)；

尊重所有人的時(shí)間，是管理者負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。

無論開什么會(huì)，都要避免專業(yè)主義、本位主義和形式主義。

開會(huì)，是組織管理的潤(rùn)滑劑，部門關(guān)系的粘合劑，業(yè)務(wù)發(fā)展的助燃劑。

所以，消滅無效會(huì)議是管理者的職責(zé)。

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