來源丨領(lǐng)導(dǎo)者管理筆記（ID：GoToLead）
作者丨 張三豐真人
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首先，讓我們看看這些聽起來是否耳熟：

你有大量的事情要做，你的ToDoList清單永遠(yuǎn)不會減少。你有很多工作、業(yè)余項目和個人生活要處理。這些事情都需要你花更多的時間。你想為他們騰出更多的時間。

 

一旦你開始做你的待辦事項清單，就總會有一些事情會發(fā)生。有一封重要的電子郵件要回復(fù)。臨時一個緊急會議。或者你的電話響了。

如今，這似乎已成為常態(tài)——只是生活在這個忙碌世界中的一部分。

很難把事情做好。

因為，僅僅列出要做的事情和完成你的目標(biāo)，然后拼命干是不夠的。它不會讓你的日常生活井然有序。待辦事項清單不能幫助你集中注意力。

你需要引入一個重要的因素：時間。

任務(wù)需要與時間聯(lián)系起來。你必須弄清楚如何完成一項任務(wù)，完成它需要多長時間。

聽起來很簡單，而且確實如此。但這同時也是非常強(qiáng)大的。想象一下如果你能夠確切知道自己本周將完成哪些任務(wù)的話會怎樣？除此之外，你還可以處理電子郵件，外出辦事，過社交生活以及更健康的生活。

時間保護(hù)就是幫助你做到這一點。它能讓你像掌控其他事情一樣掌控自己的生活。

埃隆· 馬斯克（Elon Musk），比爾·蓋茨（Bill Gates）——他們一直都是時間保護(hù)者。他們這樣做是為了榨干自己每一天的時間。

如何理解時間保護(hù)：

時間保護(hù)是為你的日程安排中的任務(wù)創(chuàng)造時間的一種方式。它可以把一天分成幾個時段，并給每個時段分配任務(wù)。

 

時間保護(hù)可以防止拖延癥，提高注意力，同時避免分心。

 

通過將批處理與時間分塊相結(jié)合，繁多并且單調(diào)乏味的任務(wù)變得更有效率。

如何啟動時間保護(hù):

確定你的目標(biāo)、優(yōu)先事項和必盡義務(wù)

 

為分塊計劃創(chuàng)建一個空白模板

 

用固定的任務(wù)和必盡義務(wù)填滿這些塊

 

為需要集中注意力的任務(wù)設(shè)置時間塊

 

為簡單的重復(fù)性任務(wù)和外出辦事創(chuàng)造時間塊

 

每周做一次回顧，評估你的進(jìn)展和下一周的計劃

時間分保護(hù)提示：

遵守時間表

 

對困難的任務(wù)運行間隔計時器，并定期休息

 

計劃“主題日”，專注于類似性質(zhì)的批量任務(wù)，以提高效率和注意力

 

建立例行公事和養(yǎng)成好習(xí)慣

 

你不需要計劃太多來享受樂趣

 

明智地使用時間塊——把你的時間表當(dāng)作目標(biāo)和指南

 

一開始不要氣餒。它需要練習(xí)

時間保護(hù)簡單有效。我來告訴你該怎么做。

01、什么是時間保護(hù) （time blocking）

時間保護(hù)是一種結(jié)合了任務(wù)管理和日程安排的管理方法。你把你的一天的時間分成幾個“時間塊”，并給每個時間塊分配一項任務(wù)來專注。

每個任務(wù)都有自己的時間塊，在這段時間里，你只能做一件事，不能被任何其他事情打斷。

在“時間塊”的安排下，你的日程表會被填滿。工作任務(wù)、社交活動和休息，每一個都是有計劃的，有優(yōu)先次序的。

有了時間保護(hù)，你不僅可以處理大量的任務(wù)，還可以對一天當(dāng)中要實現(xiàn)的目標(biāo)進(jìn)行規(guī)劃。它還迫使你弄清楚你將如何利用你的時間。

時間保護(hù)比沒完沒了的待辦事項清單更強(qiáng)大且效率更高。

為什么這樣說？

因為時間保護(hù)是主動的。你可以控制任務(wù)，而不是對外界的要求做出反應(yīng)。時間保護(hù)強(qiáng)制進(jìn)行優(yōu)先級排序。

這聽起來可怕嗎？其實這很常見，也超級簡單。

我可以告訴我你是如何不小心嘗試的。

02、我是怎么知道時間保護(hù)的 

我第一次接觸到時間保護(hù)是在無意中發(fā)生的。一天，我的經(jīng)理叫我去開會討論我的日程安排。

他說，我每周必須拿出兩個小時，什么也不做，只做一件事：想辦法提高利潤率。我可以用這段時間做研究，但不能做其他工作，而且必須在我有報酬的時間內(nèi)做。

這并不取決于我在這兩個小時內(nèi)完成了多少任務(wù)。相反，我們只看結(jié)果。

你猜怎么著：我們的利潤增長了很多。而那些讓我分散注意力的事情也做完了。

經(jīng)理注意到我經(jīng)常被意想不到的事情打斷。這是工作的一部分。我必須處理所有出現(xiàn)的事情。

但我的最終目標(biāo)是增加利潤。我不能因為忙就忽略它。

我的日程表必須有優(yōu)先次序——不管是什么。

所以我明白了這個想法有多強(qiáng)大。我總是注意到，這種方法的好處會越來越多——足以讓我在其他事情上做同樣的安排。

我想你很快就會同意我這一點的。

03、時間保護(hù)為什么起作用？ 

你以前可能嘗試過時間保護(hù)——只是你自身沒有意識到。在我開始考慮這個方法之前，我曾經(jīng)利用會議間隙的時間來嘗試完成一些事情。

當(dāng)我還是個學(xué)生的時候，我在業(yè)余時間報了一些課程。我會用那段時間專心做作業(yè)。

讓我們看看時間保護(hù)的實踐者們發(fā)現(xiàn)了什么。

1、時間保護(hù)設(shè)置了截止日期

任務(wù)往往會占用你所分配的時間，你給它留多少時間，它就會占用你多少時間。這就是帕金森定律，這是關(guān)鍵。

如果我給自己一個星期的時間來寫這篇文章，我會花那么長的時間。真的，拖延太久很容易。它的效率能提高5倍嗎？這段時間能比寫這篇和其他四篇文章更有價值嗎?

也許不是。

當(dāng)我們限制完成一項任務(wù)所需要的時間時，我們會變得更有效率。我們可以完成更多的任務(wù)，結(jié)果也同樣好——如果不是更好的話。

2、時間保護(hù)防止拖延

凡事必先難后易。從哪里開始這件事就會很難。如果你在一天中有太多的事情要做，那就更糟了。

你可以通過設(shè)計分塊的時間表來找出停止拖延的方法。

你不必?fù)?dān)心首先要做什么。除了時鐘上的時間和需要完成的任務(wù)，這個等式里沒有其他東西。

3、時間保護(hù)可以幫助你專注于艱難的任務(wù)

時間保護(hù)不僅僅是你在任何特定時間所做的事情。也跟不做什么事情有關(guān)。

當(dāng)涉及到艱苦而專注的工作時，沒有人希望被打擾。多線程工作是無用的。

惱人的麻煩(比如電子郵件和社交媒體)有自己的時間盒。而且只能被限制在那些盒子里面，不要越界。

這是提高你注意力和完成深度工作的最好方法之一。

4、時間保護(hù)可以讓小任務(wù)更有效率

能夠更好地專注于重要的任務(wù)，避免分心也有不好的一面。當(dāng)你在做無聊、分散注意力的事情(也被稱為“浮淺工作”)時，你的效率會更高。

這可以通過結(jié)合以下技術(shù)來實現(xiàn)：時間保護(hù)+批處理。

如果你把查看郵件的時間限制在一天一次(甚至是一周一次)，那么你就是在批量處理郵件。當(dāng)你坐下來專注于你的電子郵件時，你可以節(jié)省很多時間。

你不會經(jīng)常地在一個個app或者窗口間點進(jìn)點出。你不必回頭去想你要做什么。

你會變得更有效率。

5、分塊安排確立了責(zé)任

一旦你開始時間保護(hù)，你就會知道你的一天會是怎樣度過的。你可能會面臨挑戰(zhàn)，但這是你最大限度利用時間的方式。

你要對這些時間的分塊以及如何填滿它們負(fù)責(zé)。像“我只是沒時間鍛煉和合理飲食”這樣的借口再也找不到了。

它就變成了:

“我還沒決定花時間鍛煉和合理飲食?！?/i>

這對我真的很重要。這讓你可以控制你的時間和一切與之相關(guān)的事情。

04、如何進(jìn)行時間保護(hù) 

一個例子

每個人都應(yīng)該保護(hù)自己的時間。但我們都有不同的目標(biāo)要實現(xiàn)。

這意味著每個人的實際執(zhí)行都是不同的。以下是時間保護(hù)的六個步驟：

1、第一步：確定目標(biāo)、優(yōu)先事項和必盡義務(wù)

從現(xiàn)在開始，我們會為你的首要任務(wù)留出時間，把工作完成。

要做到這一點，你需要知道你想要實現(xiàn)什么?？紤]一下你需要花多少時間和家人在一起。確定你想要的未來的愿景。

如果你還沒有設(shè)定自己的個人和職業(yè)目標(biāo)，看看我的指南。
 

首先你需要設(shè)定目標(biāo)，這樣你就可以把任務(wù)和活動按優(yōu)先級排序。

從長期目標(biāo)開始，設(shè)定短期目標(biāo)去追求。理想情況下，你想要一個能在六個月內(nèi)實現(xiàn)的目標(biāo)。

對于每個目標(biāo)，你需要提出下周要完成的任務(wù)。這些任務(wù)將與你所有的其他活動一起安排。

2、第二步：為你的時間塊安排創(chuàng)建空白模板

最好有一個計劃，把你的一天分成幾個小時。只要有可能，我喜歡把我的時間分解成2小時一段，但是很多任務(wù)不會花那么長時間。

你可以根據(jù)需要把大塊的時間分解成更精細(xì)的任務(wù)(比如會議11點15分開始，11點45分結(jié)束)。

我自己用數(shù)字日歷來安排行程，但用筆和紙也一樣可以。

我建議你用顏色突出不同類別的任務(wù)。例如:

工作任務(wù):藍(lán)色

 

社會活動:黃色

 

個人管理:橙色

 

健康運動:綠色

我們將在下一步開始添加任務(wù)。用顏色來顯示每個類別可以讓你清楚地知道你的時間都花在哪里了。

3、第三步：填入固定的任務(wù)和個人活動

為你不能移動或改變的任務(wù)填上適當(dāng)?shù)臅r間塊。這包括家庭接送、上下班和你無法控制的例會。還要計劃好鍛煉、飲食和休息。

你也應(yīng)該建立自己的早晨和晚上的慣例，并相應(yīng)地安排時間塊。

在這個階段，在你的個人生活中設(shè)置一個時間框，你就可以為你的工作建立一個正確的框架。

我發(fā)現(xiàn)為健康和家庭安排時間絕對是最好的。畢竟，從長遠(yuǎn)來看，這些都沒有商量的余地。如果你需要更多的時間來完成工作，做出一些調(diào)整和犧牲。

4、第四步：為優(yōu)先事項創(chuàng)建一個時間框

寫作和編輯需要我全神貫注。所以我把一天中最有效率的時間分配給他們。對我來說，是早上。

如果你更喜歡分散強(qiáng)烈的注意力，建立更多的時間盒。在工作效率最高的時候騰出時間。

確保你留出的時間不會被打斷。

5、第五步：為重復(fù)性的、簡單的任務(wù)和外出安排時間塊

一旦你把最高效的時間段都安排好了之后，你就可以把其他的時間段分配給其他的事情。這些是要做的事情，但不是優(yōu)先事項。它們通常是“被動的”任務(wù)——通常是為他人的需求和他們的工作效率服務(wù)。

對大多數(shù)人來說，這類事情通常是電子郵件、電話和會議。他們可能會偷偷潛入，阻止你專注于最重要的事情。

但是：這些仍然需要完成。

處理這些問題的最佳方法是批處理。積累到一定程度之后一起做完。如果你可以稍后處理，把它們放在一起，在你效率較低的時候做。

我喜歡在下午做一些對時間不敏感的事情。理想情況下，我會在下半周做這件事。這包括外出和在超市購物。

我寧愿把一天的時間浪費在瑣碎和簡單的事情上，也不愿讓它們時不時地打斷我。

還有，記住，你無法控制一切。在你的工作系統(tǒng)內(nèi)盡你所能即可。

一旦你做到了這一點，你的一周應(yīng)該看起來會排得滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)摹Ｊ聦嵣?，你也需要這么做。不要留下任何空隙。

如果你還有一些時間，你必須決定如何處理它。這是這種時間組織方式最好的部分了。

6、第六步：每周回顧一次，評估并制定計劃

在這個階段，你已經(jīng)準(zhǔn)備好按照自己的時間表行事了。在周末，你需要坐下來，看看事情進(jìn)展如何——在每周回顧當(dāng)中進(jìn)行。

我的每周回顧可能是一周中最重要的兩個小時。

為了你的時間保護(hù)工作見效，你必須給分塊這項任務(wù)投入時間。別人的分塊結(jié)構(gòu)你是抄不來的，因為他們的任務(wù)和你我的不同。

你的各個部分必須融入你的生活，和你的工作。

所以：

在我的每周回顧中，我會回顧我日程表中的每一個時間盒子。我檢查自己是否完成了分配的任務(wù)。所有未完成的事情都列入下周的待辦事項清單。

重要的是要弄清楚你是否錯誤地判斷了任務(wù)將要花費的時間，是否在執(zhí)行過程中分心了，或者是否有其他事情影響了。

不要害怕對時間保護(hù)進(jìn)行調(diào)整。找出最適合你的時間保護(hù)方法。

一旦你回顧了自己的進(jìn)度，看看下周還需要做些什么?？纯此鼈兪欠穹夏愕哪繕?biāo)。然后把這些東西分配到下周的分塊（block）模板中。

為不可避免的任務(wù)騰出時間，照顧好自己的健康。

這就完成了整個過程。當(dāng)然，人生的道路是無止境的。總是有改進(jìn)的空間，新的一周總是在路上。

這很好——這意味著這是一項你需要終其一生不斷完善并從中受益的工具。

05、改善時間保護(hù)的四個貼士 

我要把這些步驟保持簡單，這樣我們就可以把時間的機(jī)械能分塊。

不過，這確實需要一點學(xué)習(xí)。我會給你們一些有用的建議。

1、堅持你的時間表
 

你必須遵守這些時間保護(hù)的安排，給自己一個完成任務(wù)的最后期限。

當(dāng)日程表說停止時，你必須把它放下。

一旦有例外，哪怕是很小的例外，好處也會很快消失。

如果你還沒有完成任務(wù)，記住進(jìn)度，這樣下次你就可以完成它。你應(yīng)該不想啟動會破壞掉一整天的連鎖反應(yīng)吧。

最好先保守估計一下任務(wù)將花費多長時間。提前完成某件事會讓你感覺比經(jīng)常不能按照預(yù)期去做要好。

2、利用好間隔，好好休息
 

當(dāng)我把時間分成不同的時間段時，我的注意力是最高的。有一段時間，除了手頭的任務(wù)，我會忽略一切，休息一下。

這就是番茄工作法。

例如，我大部分的工作區(qū)塊都是2個小時。嗯，你可能需要工作25分鐘，然后休息5分鐘。在兩小時內(nèi)做四次。

如果你覺得這種安排困難或令人沮喪，你可以縮短間隔。

經(jīng)過幾個周期，你可以計劃更長的飲食和休息時間。

這種技術(shù)可以幫助您維護(hù)整個時間段的工作狀態(tài)。這也意味著每一個工作間隔都有一個休息時間——這樣你就可以很容易地在任務(wù)之間切換。

3、為每一天創(chuàng)建一個“主題”
 

我們已經(jīng)討論了批處理。好吧，這里有一個時間管理技巧，讓這個想法更進(jìn)一步。

給予類似和相關(guān)的任務(wù)集中處理時間(1天或幾天)。通過進(jìn)入相關(guān)任務(wù)和活動的流程，你更有可能完成深入的工作。

同時，通過把容易分散注意力的簡單任務(wù)批量處理一整天，就可以讓它們遠(yuǎn)離你的那些需要集中注意力的工作。

例如:

我認(rèn)識一些作家，他們花了一天的時間研究他們所有的文章。然后他們每周花兩天時間寫文章草稿。第四天，他們編輯他們寫的所有東西。然后在第五天，他們批量處理所有的差事、郵件、電話和購物。

每一天都有一個主題，所有要做的任務(wù)都是相似的。

你也可以在自己的生活中這樣做。如果你一周有兩天的空閑時間，其中一天可以成為你的娛樂和嘗試新事物的主題。另一天可以用來休息和組織。這種方法會讓你的大腦一團(tuán)糟，所以考慮使用主題來管理它。

4、建立例程
 

最后一個技巧是盡一切可能建立起例程。總會有你沒法控制的承諾。每一個星期都會有所不同。

但這并不重要，如果你建立了一致的分塊結(jié)構(gòu)，你可以更快地收獲好處。養(yǎng)成好習(xí)慣是一種真正有效的技能。好習(xí)慣完全來自于始終如一地選擇正確的行為。

哪怕一天你沒法控制中間那段時間，但早上和晚上卻是你可以去設(shè)計的。

培養(yǎng)一致性和紀(jì)律性。你會感謝我的，我發(fā)誓。

06、避免錯誤的時間保護(hù) 

到了這個時候，你可能已經(jīng)非常興奮。我開始著手去做的時候就是這樣的。

在進(jìn)一步深入之前，您需要避免一些常見的錯誤。

1、樂趣無法規(guī)劃

對很多人來說，為娛樂做計劃是發(fā)現(xiàn)自己無聊的最好方式。我也曾試過對娛樂活動進(jìn)行規(guī)劃。

結(jié)果，就像我的工作一樣，“享受自己”成了我必須完成的任務(wù)。

我還是建議你留出足夠的時間來進(jìn)行一般的娛樂和休息。就是這樣，沒有其他需要規(guī)劃的了。

你會知道如何享受它的。無論是社交還是躺在沙發(fā)上看電視。

你需要對停機(jī)時間充滿期待，并可以自由地使用它。

2、不要教條
 

要做到完美幾乎是不可能的，這是時間保護(hù)的現(xiàn)實。

你可能聽說過埃隆·馬斯克和比爾·蓋茨把一天分成5分鐘的時間段。當(dāng)然，你可以這么精確。

但就我個人而言，我從來沒有過完美的一周。你有那兩個嗎?我對此表示懷疑?？傆行┦虑闀l(fā)生，有些事情將要改變。這是不可避免的。

為變化做好準(zhǔn)備，靈活應(yīng)變。

你的時間表是一個目標(biāo)。這是一個指南。你試圖控制局面。但如果出了問題，不要驚慌，只要開始下一個時間塊就行。

一個好的解決辦法是每周留出一塊時間來處理所有還沒有完成的事情。如果你能把所有的事情都做完，那就太好了。如果沒有，你也有一個備份，確保你在周末完成所有的任務(wù)。

3、不要計劃得太仔細(xì)
 

一開始，很難知道一項任務(wù)需要多長時間。如果你只是列一個待辦事項清單，你就不必一直去想它要花多長時間。

你不可能一下子就學(xué)會估計一項任務(wù)的時間。

所以:

如果你試圖把每一項任務(wù)都安排在一個合適的時間塊內(nèi)，你最終會做出錯誤判斷。

這就是為什么我喜歡把時間塊拉長。我有一大堆時間和待辦事項——通常需要兩個小時才能完成。我盡量在這段時間內(nèi)完成所有的任務(wù)。如果沒有，我可以重新安排剩下的時間。我的日子將繼續(xù)，沒有任何擔(dān)心。

4、不要氣餒
 

這很重要，聽好了。

人生不如意者十有八九，事情不按計劃進(jìn)行是難免的，所以不要灰心。我向你保證，通過保護(hù)你的時間，你會得到更好的結(jié)果，所以一次失敗，甚至一整天的失敗，都不重要。

每個人都會這樣。

而且你用的時間越長，效果就越好。你估計任務(wù)花費的時間越多，每周回顧的次數(shù)越多，你的進(jìn)展就會越順利。

保持積極的態(tài)度。

07、你的時間你應(yīng)該保護(hù) 

時間保護(hù)之所以有效，是因為它將控制帶入你的生活。它管理你做什么和什么時候做。

永遠(yuǎn)記住這一點。

一切都在你的掌控之中。你決定進(jìn)入那些時間段的是什么。這是一種心態(tài)的轉(zhuǎn)變——不再讓外界的力量支配你的日程安排。

所以，如果你覺得自己已經(jīng)無法控制局面，那就做出改變。

努力，努力，再努力。

經(jīng)過一段時間的練習(xí)，你會真正注意到它的好處。然后你就再也回不去了。

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