來(lái)源丨領(lǐng)導(dǎo)者管理筆記（ID：GoToLead）
作者丨張三豐真人
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今天的商業(yè)世界比以往任何時(shí)候都更加復(fù)雜，界限模糊和富有挑戰(zhàn)性。

與此同時(shí)，我們一天的時(shí)間是有限的。幸運(yùn)的是，我強(qiáng)烈地意識(shí)到，無(wú)限延長(zhǎng)工作時(shí)間來(lái)增加產(chǎn)出并不是最明智的做法。相反， 我們應(yīng)該思考的是如何更有效地工作。

我的許多導(dǎo)師和學(xué)員也想更好地理解和學(xué)習(xí)如何以更有效的方式處理工作任務(wù)，從而提高工作效率，這也許并不令人驚訝。

好消息是，有一些非常強(qiáng)大的策略和技巧，每個(gè)人都可以應(yīng)用來(lái)提高個(gè)人生產(chǎn)力，我將在今天的文章中介紹這些策略和技巧。

01、避免完美主義

許多人努力追求 "完美 "的結(jié)果。壞消息（也是好消息）： 完美主義并不存在于一個(gè)不完美的世界 。因此，沒(méi)有必要過(guò)度分析和過(guò)度擔(dān)心。

當(dāng)然，三思而后行是必要的，但你可以從懷疑開(kāi)始，在前進(jìn)的過(guò)程中不斷改進(jìn)。只有當(dāng)你前進(jìn)時(shí)，你才能進(jìn)步。

02、優(yōu)先處理困難的任務(wù)

不給拖延癥任何機(jī)會(huì)，推遲任務(wù)只會(huì)導(dǎo)致更復(fù)雜的問(wèn)題 ，因?yàn)槟銜?huì)感到內(nèi)疚， 從而 讓消極的想法占據(jù)你的心...... 而這正是你需要立即制定行動(dòng)計(jì)劃并專(zhuān)注于執(zhí)行的時(shí)候。

我的一個(gè)關(guān)鍵原則是，在早上第一件事就是用最清醒的頭腦去處理最艱巨的任務(wù)。

03、拒絕打斷，學(xué)會(huì)說(shuō)不

我認(rèn)識(shí)一些人，他們總是第一時(shí)間要處理來(lái)自同事和其他人的每一封郵件、每一個(gè)電話或每一個(gè)問(wèn)題，這樣他們自身的工作計(jì)劃就會(huì)被打亂。

我也認(rèn)識(shí)一些人， 他們直接或間接地告訴別人，在某些時(shí)候和情況下，他們不想被打斷，他們才是能把事情做好的人 。

要有自我規(guī)劃的能力 (例如，專(zhuān)門(mén)為自己預(yù)定一個(gè)會(huì)議或安靜的房間；通知?jiǎng)e人不要在某些時(shí)間打擾你，等等) ，并能確保自己的日程安排不被打亂。 如果有必要，不要害怕對(duì)同事甚至是你的直接上司說(shuō) "不"。

對(duì)于時(shí)間敏感和復(fù)雜的項(xiàng)目，在家工作是另一種非常有效的策略。

04、做一個(gè)積極主動(dòng)的計(jì)劃者

無(wú)論你是什么性格類(lèi)型，為了提高工作效率，你需要提前計(jì)劃好你的任務(wù)， 并 制定 一個(gè)時(shí)間表。在前一天晚上 就 安排好第二天的工作。

通常情況下，這就像在你離開(kāi)辦公室或睡覺(jué)前寫(xiě)一份快速待辦事項(xiàng)清單一樣簡(jiǎn)單。 無(wú)論哪種方式，在你上床睡覺(jué)前記下你的想法、問(wèn)題等等，這有助于你平靜大腦，讓你感覺(jué)更放松。

在工作日， 我建議留出足夠的時(shí)間（至少占你總時(shí)間的20-30%）來(lái)處理不可預(yù)見(jiàn)的任務(wù) ，回答電子郵件，電話等。然而，所有這些任務(wù)最終可能不會(huì)支配你的時(shí)間表。

在大多數(shù)情況下，你自己的日常時(shí)間表必須為你定下基調(diào)，同時(shí)關(guān)閉Outlook的通知等。每天留出3-4個(gè)時(shí)間段，每個(gè)約15-20分鐘，用于檢查和回復(fù)電子郵件、電話等。

05、聰明地使用電子郵件

一些關(guān)鍵的技巧。

(一) 如前所述， 每天設(shè)置3-4次固定的時(shí)間來(lái)檢查你的電子郵件 。

(二) 關(guān)閉桌面通知 ，以避免當(dāng)有新郵件進(jìn)來(lái)時(shí)對(duì)自己的影響（令人難以置信的是，這對(duì)提高你的注意力有很大的幫助）。

(三) 使用“兩分鐘規(guī)則” ，也就是說(shuō)，如果你能在兩分鐘內(nèi)處理一封郵件，那就這么做。但是，如果需要更多的時(shí)間，將電子郵件移動(dòng)到一個(gè)掛起的文件夾，以便稍后處理。

(四) 設(shè)置電子郵件規(guī)則 ，當(dāng)電子郵件到達(dá)時(shí)，自動(dòng)將其歸類(lèi)到適當(dāng)?shù)奈募A中（例如，確保所有收到的電子郵件都自動(dòng)歸類(lèi)，并與它們所鏈接的項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)）。

06、使用計(jì)劃表和跟蹤器來(lái)確保適當(dāng)?shù)墓ぷ?/strong>

管理你的各種任務(wù)或項(xiàng)目（例如，與Microsoft Outlook任務(wù)或OneNote一起使用）。它作為日常概述非常有效，因?yàn)槟憧梢砸荒苛巳坏氐玫浇刂谷掌?、任?wù)描述、優(yōu)先級(jí)等。

如果你和你的團(tuán)隊(duì)希望將的時(shí)間承諾和項(xiàng)目管理技能提高到一個(gè)新的水平，你可能需要嘗試花更多的時(shí)間來(lái)保持這項(xiàng)工作。

例如，使用一個(gè)更復(fù)雜的工具，如Toggl。另一個(gè)幫助你確保跟蹤你正在做的事情的優(yōu)秀工具是Rescue Time，它可以讓你清楚地知道你在哪些日常任務(wù)上花費(fèi)了多少時(shí)間，從而幫助你明智地安排你的時(shí)間。

07、巧妙地管理會(huì)議

會(huì)議是職場(chǎng)中最耗時(shí)的事情之一。然而，盡管我們喜歡抱怨 "無(wú)用 "會(huì)議的數(shù)量，但我們?nèi)匀徊患偎妓鞯仡A(yù)訂和參加這些會(huì)議。

我不喜歡例行會(huì)議等等。相反， 我盡量遵守這些會(huì)議規(guī)則：

會(huì)議時(shí)間不超過(guò)一小時(shí)的會(huì)議

與會(huì)參加者不超過(guò)8人的會(huì)議

不舉行沒(méi)有議程或會(huì)議記錄的會(huì)議

不超過(guò)5個(gè)議題的會(huì)議。

這對(duì)你是否也有用？

08、停止多任務(wù)處理

誠(chéng)然，在一個(gè)完美的世界里（我們現(xiàn)在知道它并不存在），我們喜歡做一個(gè)又一個(gè)任務(wù)。

最新的神經(jīng)科學(xué)研究表明，在有限的框架內(nèi)進(jìn)行多任務(wù)處理是可以容忍的，而 過(guò)多的同時(shí)進(jìn)行任務(wù)處理往往會(huì)導(dǎo)致壓力，甚至?xí)p害大腦。

09、精益管理

首先，保持辦公桌的整潔 ：只 保留你的 個(gè)人電腦或筆記本電腦、手機(jī)，也許還有一兩件與個(gè)人有關(guān)的物品（如你的家庭照片等）；最多使用兩個(gè)抽屜來(lái)放最重要和最必要的東西；每天清理你的辦公桌，保持干凈整潔。

第二，創(chuàng)建一個(gè)高效的、簡(jiǎn)單的、每天都使用的歸檔系統(tǒng) ，不要偷懶。

做出快速而直接的決定：(一)采取行動(dòng);(二)存檔(如需在兩周內(nèi)使用);(三)扔掉(以每天80%或以上的垃圾量為目標(biāo))。使用筆記本電腦或PC機(jī)記錄所有的筆記。

第三，組織信息 。在一個(gè)以信息爆炸為特征的數(shù)字世界里，我們最好根據(jù)信息的相關(guān)性和價(jià)值來(lái)仔細(xì)選擇信息來(lái)源。因此，你可能想退訂某些通訊，只集中閱讀3-5個(gè)新聞來(lái)源，要求提供RSS訂閱，并將媒體和新聞消費(fèi)限制在每天最多30分鐘；設(shè)定合理的界限有助于避免思維混亂；閱讀更多關(guān)于如何組織你的生活。

10、尊重你的生理規(guī)律

我們?nèi)祟?lèi)生來(lái)就是周期性地睡覺(jué)和醒來(lái)的(晝夜節(jié)律模式)。各種研究表明， 當(dāng)我們的內(nèi)部周期與外部世界的周期保持良好同步時(shí)，我們的身體和心理機(jī)能會(huì)達(dá)到最佳狀態(tài)。

如果我們打亂了睡眠和醒來(lái)的模式，我們會(huì)感到不舒服。

最重要的是，如果你是一個(gè)早起的人(早起的鳥(niǎo)兒)或一個(gè)晚睡的人(夜貓子)，也就是說(shuō)，一個(gè)只有在白天(或晚上)才能達(dá)到最佳表現(xiàn)的人，你應(yīng)該相應(yīng)地規(guī)劃你的一天計(jì)劃。

11、縮短你的工作時(shí)間

這包括兩個(gè)方面。

(一) 將你的工作任務(wù)分解成較小的、可消化的時(shí)間段，一次一個(gè)步驟。

(二) 每90分鐘安排10-15分鐘的休息來(lái)提高注意力(為什么不在你的午休時(shí)間 出去走走呢 ?)

規(guī)則：永遠(yuǎn)不要在你的工作場(chǎng)所或在你的桌面或筆記本電腦前吃午餐。你既不能享受你的午餐，也不能專(zhuān)注于手頭的工作。

12、設(shè)定現(xiàn)實(shí)的目標(biāo)并適當(dāng)?shù)鬲?jiǎng)勵(lì)自己

我強(qiáng)烈建議使用一個(gè)聰明的公式來(lái)設(shè)定目標(biāo)—— 目標(biāo)要符合以下標(biāo)準(zhǔn)：具體的、可衡量的、可實(shí)現(xiàn)的、相關(guān)的和有時(shí)限的。

設(shè)定一個(gè)時(shí)間表，告訴別人你承諾的時(shí)間點(diǎn)，因?yàn)樗麄円黄饡?huì)讓你負(fù)責(zé)。

另外，每當(dāng)你達(dá)到一個(gè)目標(biāo)或最后期限時(shí)，給自己一個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)。無(wú)論是和朋友 共進(jìn)晚餐 、看電影，還是買(mǎi)一本新書(shū)， 給自己一個(gè)獎(jiǎng)勵(lì)，讓自己繼續(xù)努力。這將對(duì)你的工作或項(xiàng)目產(chǎn)生更積極的影響，而且非常符合人類(lèi)的本性。

13、健康飲食

雖然食物被認(rèn)為是為身體提供能量的一種方式，但研究已經(jīng)提供了令人興奮的證據(jù)， 證明飲食因素對(duì)維持甚至發(fā)展心智功能的特定分子系統(tǒng)和機(jī)制的影響。

例如， 富含omega-3脂肪酸的飲食因其對(duì)人類(lèi)大腦的保護(hù)作用 而受到贊賞。相比之下， 單糖和那些在垃圾食品中發(fā)現(xiàn)的成分是不健康的，只能提供快速爆發(fā)的能量，但對(duì)較長(zhǎng)的工作時(shí)間沒(méi)有好處。

14、定期鍛煉

研究人員發(fā)現(xiàn)， 體育活動(dòng)，甚至是散步，都能以直接和間接的方式幫助記憶和思考。

運(yùn)動(dòng)的好處直接來(lái)自于它能夠減少胰島素抵抗，減少炎癥，并刺激生長(zhǎng)因子的釋放--大腦中的化學(xué)物質(zhì)影響腦細(xì)胞的健康，大腦中新血管的生長(zhǎng)，甚至新腦細(xì)胞的豐富和生存。間接而言，運(yùn)動(dòng)可以改善情緒、睡眠、注意力，并減少壓力和焦慮。

15、足夠的睡眠

充足的睡眠對(duì)于實(shí)現(xiàn)高水平的工作效率是極其重要的。在這方面，你也不應(yīng)該在睡 覺(jué) 前一兩個(gè)小時(shí)使用你的筆記本電腦或智能手機(jī)（ 規(guī)則：永遠(yuǎn)不要讓它們和你一起在床上 ！） 。

避免這樣做的兩個(gè)主要原因是：

(一) 它將使你的頭腦沉浸在你剛剛獲得的最新信息和數(shù)據(jù)中。

(二) 屏幕發(fā)出的短波藍(lán)光會(huì)妨礙睡眠，刺激褪黑激素的產(chǎn)生。因此， 你會(huì)感到清醒，不那么困倦。

最好通過(guò)做一些運(yùn)動(dòng)，散步，或放松地洗個(gè)熱水澡來(lái)為自己 準(zhǔn)備一個(gè)良好的 ，安靜的夜晚做好準(zhǔn)備。同時(shí)，讓自己在白天多曬太陽(yáng) （例如，走出辦公室！） 這將 改善 你晚上的睡眠質(zhì)量（同時(shí)，改善你白天的情緒和警覺(jué)性）。

16、做你喜歡做的事，熱愛(ài)你所做的事

確保你每周留出10到15分鐘的時(shí)間，檢查你的日?；顒?dòng)和每周的時(shí)間表，看看它是否總是與你的總體目標(biāo)相一致。如果不是，就調(diào)整你的時(shí)間表，重新思考你在生活中真正想要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。

最后的思考

在工作中富有成效僅僅是生活的一個(gè)方面。 為了過(guò)上充實(shí)的生活，還有其他重要的領(lǐng)域需要得到充分和定期的關(guān)注：社會(huì)領(lǐng)域（家庭、朋友、認(rèn)可），健康領(lǐng)域（運(yùn)動(dòng)、放松、飲食、幸福和健身），以及精神領(lǐng)域（宗教、愛(ài)情、哲學(xué)）。

變得更有效率是一項(xiàng)自我管理和對(duì)自己負(fù)責(zé)的工作，你可以，也必須積極地組織和過(guò)好你的生活，因?yàn)闆](méi)有人可以替你做這些。

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