一張表讓2000位司機告別‘往返跑’，實現(xiàn)400多位勞務工健康證管理，全流程追蹤IT部門40多項工作，云文檔終結企業(yè)跨城市協(xié)同的‘版本混亂’。金龍魚各部門正借助WPS 365重塑工作流程，提升跨部門、跨地區(qū)協(xié)同效率，為企業(yè)高效運轉提供有力支撐。

益海嘉里金龍魚食品集團股份有限公司是中國食用油市場占有率連續(xù)20年第一的‘糧油巨頭’，2024年經(jīng)營收入超2300億元。2025年，金龍魚引入一站式AI辦公平臺WPS 365，推動企業(yè)事務管理的效率革新。

圖為金龍魚上?？偛?/p>

一張表讓2000位司機告別‘往返跑’，實現(xiàn)400多位勞務工健康證管理，全流程追蹤IT部門40多項工作，云文檔終結企業(yè)跨城市協(xié)同的‘版本混亂’。金龍魚各部門正借助WPS 365重塑工作流程，提升跨部門、跨地區(qū)協(xié)同效率，為企業(yè)高效運轉提供有力支撐。

一張表讓2000個司機告別‘往返跑’

益海嘉里（青島）食品工業(yè)園是金龍魚業(yè)務板塊最全的綜合性食品產(chǎn)業(yè)園區(qū)。依據(jù)產(chǎn)銷計劃，青島工業(yè)園需提前確定各類農(nóng)副產(chǎn)品的采購品種、數(shù)量及到貨時間。不同貨運公司、原材料和到貨時間，給到貨登記驗收帶來挑戰(zhàn)。

采購季時，青島工業(yè)園每天有幾十輛原料運輸車進出，高峰期達數(shù)百輛。司機需從停車點步行至門崗填寫紙質登記表，登記車牌號、司機信息、原料類型等，再返回停車點等待，單趟往返最遠3公里，人均登記耗時10分鐘。同時，門崗要逐一核驗信息并錄入業(yè)務系統(tǒng)。

圖為到貨登記單

使用WPS 365表單后，司機在手機上就能在線填單，通過定位功能可規(guī)避未到現(xiàn)場即登記、代登記等行為。工廠管理方還能靈活添加字段，按需增加采購品類。青島工業(yè)園IT部門的李經(jīng)理表示：‘司機不用來回跑了，在車上就能做好到貨登記；門崗也不用頻繁對接司機，只需根據(jù)表單信息在系統(tǒng)中做好核驗登記?！?/p>

圖為表單管理視圖

表單上線3個月內(nèi)，系統(tǒng)累計登記2000個司機的近6000條原料運輸數(shù)據(jù)，覆蓋小麥、花生、芝麻等6類核心原料。人均登記用時從10分鐘縮短至3分鐘，3個月累計節(jié)省700個工時。工廠管理方還能在后臺借助多樣化視圖實時掌握工廠車輛流量、司機到訪頻率等管理指標。

目前，金龍魚以表單為基礎打造‘農(nóng)產(chǎn)品采購自動核單方案’，已在山東膠州、兗州兩個工廠試用上線，進一步推動采購訂單的自動化管理。

400人的健康管理，從‘被動補漏’到‘主動預警’

相關員工的健康管理是金龍魚工廠管理者的重要工作。以金龍魚東莞工廠為例，3名管理員要負責400多名勞務工的健康管理。以往通過傳統(tǒng)表格匯總人員信息，但傳統(tǒng)表格難以順暢插入健康證照片，400多張照片另存一個文件夾，健康證有效期全靠人工翻看核對，到期時間難追蹤。

圖為勞務工登記表單

如今，金龍魚東莞工廠通過表單輕松收集幾百名勞務工的信息，包括健康證照片、姓名、聯(lián)系方式、年齡、應聘崗位、入職時間等，并自動匯總至同一張多維表格，數(shù)據(jù)相互關聯(lián)，查詢更簡單。多維表格還能設置提醒功能，自動識別即將到期的健康證，讓管理員有時間主動管理。

截至目前，3名管理員就能維護400多名勞務工的證件信息，信息實時更新，告別了‘翻表格、找照片’的工作狀態(tài)。健康管理工作從‘被動補漏’變?yōu)椤鲃宇A警’，規(guī)避了健康證件過期風險，提升了管理員的信息統(tǒng)計和管理能力。

金龍魚東莞工廠勞務工管理方稱：‘過去在文件夾中翻找一名勞務工的證件狀態(tài)要5分鐘左右，現(xiàn)在用多維表格10秒內(nèi)就能查到，人員管理更高效規(guī)范?！?/p>

40多個項目的進度，一張表完成全流程追蹤

金龍魚的IT服務支持中心也利用數(shù)字化工具提效。該中心負責企業(yè)數(shù)字化項目的建設和運維。部門胡經(jīng)理介紹，截至2025年7月，光服務器測試、容災演練、DS測試、云資源整合、日志監(jiān)控等重要事項就有47項，需做好進度管理。傳統(tǒng)管理模式存在信息斷層、跟進滯后的問題。

圖為項目匯總進度表

借助多維表格，IT服務支持中心實現(xiàn)項目管理全鏈路升級：47項工作集中錄入一張表，計劃時間、負責人、進度狀態(tài)等信息清晰呈現(xiàn)，團隊成員可直接查看項目進度。針對即將到期且未完成的任務，系統(tǒng)自動給項目負責人的企微推送提醒。在機房巡檢工作中，還實現(xiàn)了人員排班自動化和巡檢數(shù)據(jù)線上匯總。

胡經(jīng)理表示：‘過去需要一天時間逐一溝通才能完成項目進度匯總，現(xiàn)在打開多維表格就能實時看到項目進度，各項工作均能按期推進，團隊協(xié)作效率大幅提升?！?/p>

一個文檔完成合同在線審核，反饋意見不用等

金龍魚旗下員工超3.5萬人，生產(chǎn)基地和經(jīng)銷體系遍布全國。除多維表格外，云文檔也成為企業(yè)員工跨部門、跨地域協(xié)同的新工具。金龍魚采購中心員工感觸頗深，每年要發(fā)起上千份合同。采購部負責人介紹：‘此前采購合同以郵件形式發(fā)給法務部門，因采購部和法務部兩地辦公，合同審核流程耗時，多次修改易出現(xiàn)多個版本。’

引入WPS 365的云文檔后，采購中心改變了合同‘版本混戰(zhàn)’的局面。采購部、法務部在線編輯同一份合同文檔，通過文檔的評論留言實時交流意見，且自動保存所有修改記錄。采購部與法務部的合同審批周期從3天壓縮至1天。

即便多人同時編輯一份文檔，也無需擔心數(shù)據(jù)安全問題。通過登錄驗證、協(xié)作權限、離職交接、文檔外發(fā)審批、明文水印等功能，團隊實現(xiàn)文檔管理的事前防范、事中控制、事后追溯，讓文檔管理更簡單。

金龍魚用數(shù)字化應用改善工作流程和協(xié)作方式，支撐各項業(yè)務高效運轉。未來，金龍魚將繼續(xù)挖掘業(yè)務場景中的數(shù)字化潛力，讓辦公應用成為效率提升‘加速器’、業(yè)務增長‘助推器’。

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